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RESSOURCES CYCLES : Les articles budgétaires & Bon de commande
Les communes, pouvoir organisateur de certains CATL établissent des budgets qui sont élaborés sur 5 grands principes : principe d’annualité (sur 1 an, année civile), la règle de l’équilibre réel, le principe d’unité (document unique pour davantage de lisibilité et transparence), le principe d’universalité (recettes et dépenses >> vision budgétaire globale et non morcelée) et le principe de spécialité des dépenses (dépense selon une nomenclature budgétaire).
Pour confectionner un budget, financer la gestion financière quotidienne de la commune ou clôturer les comptes, 3 documents d’importance existent :
- le Code de la démocratie locale et de la décentralisation (CDLD),
- le Règlement général de la comptabilité communale (RGCC) et
- la circulaire budgétaire annuelle du Ministre des Pouvoirs locaux.
Chaque service ou département possède un ensemble d’articles budgétaires qui composent l’enveloppe financière annuelle de celui-ci. C’est l’échevin.e qui négocie le budget lors des différentes étapes / procédures aux Collègue et Conseil communaux.
- Budget communal
- Définitions et caractéristiques (base légale, gestion financière , acte politique et juridique)
- Procédure & délai (max : 31/12)
- Modifications budgétaires communales
- Définitions et caractéristiques
- Procédure & délai
- Commune sous CRAC
- Définitions et caractéristiques
- Procédure & délai
L’article budgétaire se compose d’un code fonctionnel de trois chiffres (FFF), soit le service ou le département concerné, le centre de coût, et d’un code économique de cinq chiffres (EEE-NN), c’est-à-dire la nature de la dépense. La forme de l’article budgétaire est: FFF(FF) / EEE-NN.
La plupart des articles budgétaires des CATL débutent donc par un « 7 signifie en lien avec Enseignement » ou « 8 signifie en lien avec Action sociale et santé publique ». Néanmoins, il faut noter que d’autres articles sont regroupés (exemple : formation) en raison de leur transversalité à travers les services communaux.
Les codes économiques (terminaisons de l’article) sont communs à tous les services communaux et définissent le type / moyen de dépense (124-02 fournitures matériels ; 124-06 prestation / personnel ; 123-48 divers (fourre-tout)) (voir service Finances).
Attention, les articles budgétaires extraordinaires ont une nomenclature différente, fonction du projet (voir directeur financier ou receveur communal).
Nb : image extraite de https://www.uvcw.be/no_index/focus/v3/download/2412.pdf
Voici un exemple-type de mise en concurrence pour étude de marché envoyée par mail (assez complet).
Toujours se référer au service Finances de son administration & aux délégations de signature des bons de commande du Conseil communal vers le Collège communal et/ou le Directeur communal.
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Madame, Monsieur,
Par la présente, nous souhaiterions que vous puissiez nous remettre votre meilleure offre de prix pour le travail décrit ci-dessous : (en bleu : exemple fictif)
« Création de ………… en XXX exemplaires »
Composition (nombre) :
- Boite de jeu (…)
- Cartes de table (…)
Contenu :
- Voir fichier joint
Dimension :
- 56 x 87 (bords arrondis)
Matériaux :
- Carton sulfaté
- Grammage : 400 g
- Impression quadri recto/verso
- Pelliculage : brillant recto/verso
Les offres peuvent faire l’objet d’une négociation au moment de leur réception en fonction de la nature du besoin. L’offre, ainsi que toute correspondance ultérieure relative au présent marché, doivent être rédigées exclusivement en français.
Votre offre d’une validité de XX jours est attendue par courriel pour le DATE……………… à 12h00 au plus tard, sans quoi elle sera considérée comme irrecevable.
Au sein de celle-ci seront précisés :
- La référence du marché que vous trouverez dans l’objet de ce courriel ;
- La description de l’article ;
- Le prix unitaire HTVA, TVAC, ainsi que le taux de TVA applicable ;
- Le coût de la livraison.
Ce marché sera attribué au soumissionnaire qui aura remis l’offre régulière économiquement la plus avantageuse du point de vue du pouvoir adjudicateur, au regard du critère suivant : Coût, pondération de 100%. Plus une offre est bon marché, plus le critère du coût est jugé positivement.
Adresse de livraison: …………, rue …….. XXXX ……………..
La livraison de l’ensemble des marchandises devra avoir lieu, XX jours ouvrables au plus tard après l’envoi du courriel d’attribution, à l’adresse et heures de livraison suivantes: …………, rue …….. XXXX …………….. du lundi au vendredi entre 8h00 – 12h00 et entre 13h – 15h30.
La livraison sera accompagnée d’un bordereau de livraison reprenant au moins :
- Nom du service destinataire ;
- Objet de la commande ;
- Numéro du bon de commande émis ;
- Composition du colis.
La facture reprendra les mentions suivantes :
- Nom du service destinataire ;
- Objet de la commande ;
- Numéro d’entreprise ;
- Numéro de la facture ;
- Nature du service /quantités de prestations effectuées / date et adresse de prestation ;
- Référence du bon de commande ;
- Numéro du compte sur lequel la facture peut être honorée ;
- Date de la facture ;
Le paiement sera effectué dans les 30 jours calendrier à dater de la réception des marchandises et de la facture régulièrement établie et transmise.
En vous remerciant d’avance de l’intérêt que vous porterez à notre demande, nous vous prions de recevoir, Madame, Monsieur, nos salutations les meilleures.